La régularisation consiste à comparer les provisions encaissées sur l’année aux charges réellement récupérables imputées à votre lot, telles qu’elles ressortent de l’arrêté des comptes du syndic. Seules les dépenses figurant dans la liste limitative fixée par décret sont refacturables. La différence est réclamée au locataire ou lui est remboursée.
L’erreur la plus fréquente chez le bailleur en copropriété n’est pas une erreur de calcul : c’est une erreur de périmètre. On reprend le total du décompte de charges du lot, on le compare aux provisions, et on réclame le solde. Or ce total contient des honoraires de syndic, des appels de fonds travaux et des primes d’assurance qui ne sont pas récupérables. Résultat : une régularisation contestable, que le locataire peut faire annuler, avec restitution des sommes indûment perçues dans la limite de la prescription. Cet article reprend la méthode poste par poste.
Charges récupérables : une liste limitative, pas une appréciation
Le principe est posé par l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : les charges récupérables, dites charges locatives, sont celles qui peuvent être exigées du locataire en contrepartie des services liés à l’usage des différents éléments de la chose louée, des dépenses d’entretien courant et des menues réparations, ainsi que des impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement.
Ce principe est décliné dans une liste limitative annexée au décret n° 87-713 du 26 août 1987. « Limitative » est le mot décisif : ce qui ne figure pas dans cette annexe n’est pas récupérable, même si la dépense vous paraît profiter au locataire, et même si le bail prévoit le contraire. Une clause de bail qui élargirait la liste est inopposable au locataire.
Les grandes familles de charges récupérables sont les suivantes :
- Eau : consommation d’eau froide et chaude des locaux privatifs et des parties communes, redevances d’assainissement, entretien courant des installations.
- Chauffage collectif : combustible ou énergie, exploitation et entretien courant de la chaufferie, fourniture d’eau chaude.
- Ascenseur et monte-charge : électricité, contrat d’entretien courant, menues réparations et visites réglementaires.
- Parties communes intérieures et extérieures : électricité, produits d’entretien, nettoyage, entretien courant des espaces verts et des voies de circulation.
- Hygiène et équipements divers : enlèvement des déchets, entretien des vide-ordures, de la ventilation mécanique, des interphones et antennes collectives.
- Impositions : taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) et taxe de balayage, récupérables à l’euro près sur justificatif de l’avis de taxe foncière.
Cas particulier du personnel d’immeuble : le décret de 1987 distingue l’employé d’immeuble, dont la rémunération est récupérable en totalité, du gardien ou concierge, dont les dépenses ne sont récupérables qu’à hauteur de 75 % lorsqu’il assure cumulativement l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets, et de 40 % lorsqu’il n’assure qu’une seule de ces deux tâches. Votre décompte de syndic doit donc déjà faire apparaître cette quote-part : vérifiez-le plutôt que de l’appliquer vous-même une seconde fois.
Avant toute régularisation, ouvrez la version en vigueur du décret n° 87-713 sur Legifrance et comparez-la ligne à ligne avec l’intitulé des postes de votre décompte. C’est l’étape qui sécurise tout le reste du calcul.
Tableau : quels postes du décompte de syndic sont refacturables
| Poste du décompte de copropriété | Statut | Précision |
|---|---|---|
| Eau froide, assainissement | Récupérable | Consommation et entretien courant des compteurs |
| Chauffage collectif : combustible | Récupérable | Intégralité de la dépense d’énergie |
| Contrat d’entretien chaudière | Partiellement | Entretien courant oui, remplacement d’organes lourds non |
| Ascenseur : contrat d’entretien | Partiellement | Entretien courant et menues réparations ; pas les réparations importantes |
| Remplacement d’un moteur ou d’une cabine d’ascenseur | Non récupérable | Investissement à la charge du propriétaire |
| Électricité des parties communes | Récupérable | — |
| Nettoyage des communs (prestataire) | Récupérable | Entretien courant et produits |
| Entretien des espaces verts | Partiellement | Tontes, tailles, arrosage oui ; replantation d’arbres non |
| Rémunération du gardien | Partiellement | 75 % ou 40 % selon les tâches assurées |
| Honoraires du syndic | Non récupérable | Y compris la part « gestion courante » |
| Assurance multirisque de l’immeuble | Non récupérable | Charge du propriétaire |
| Appels de fonds travaux (ravalement, toiture, ITE) | Non récupérable | Gros entretien et amélioration |
| Honoraires de suivi de travaux, frais d’architecte | Non récupérable | Accessoires de travaux non récupérables |
| Frais de mutation, relance d’impayés de copropriété | Non récupérable | Relation syndic / copropriétaire |
| Fonds de travaux obligatoire | Non récupérable | Provision patrimoniale du copropriétaire |
| TEOM | Récupérable | Hors décompte syndic : issue de votre taxe foncière |
Les mentions « partiellement » appellent systématiquement une lecture de la facture sous-jacente : un contrat d’ascenseur en formule étendue inclut parfois des remplacements de pièces qui relèvent du propriétaire. En cas de doute sur un poste, demandez la facture au syndic avant de l’intégrer.
La méthode de calcul en 6 étapes
- Récupérer l’arrêté des comptes de l’exercice clos auprès du syndic, accompagné du décompte individuel de votre lot. C’est ce document, et non l’échéancier d’appels de fonds, qui sert de base.
- Vérifier la clé de répartition appliquée à votre lot : tantièmes de charges générales, et clés spéciales (ascenseur, chauffage, eau) qui diffèrent souvent des tantièmes généraux. Une erreur de clé fausse tout le décompte.
- Trier poste par poste entre récupérable, non récupérable et partiellement récupérable, en vous appuyant sur l’annexe du décret de 1987. Isolez les montants partiels sur la base des factures.
- Ajouter les charges récupérables hors copropriété : TEOM figurant sur votre avis de taxe foncière, taxe de balayage le cas échéant, et contrats d’entretien que vous payez directement (chaudière individuelle, VMC) s’ils relèvent de l’entretien courant.
- Totaliser les provisions encaissées sur l’exercice, en ne retenant que celles réellement versées par le locataire pour la période concernée.
- Calculer le solde : charges récupérables réelles moins provisions encaissées. Solde positif, vous réclamez ; solde négatif, vous remboursez, sans possibilité de conserver la différence.
Point de vigilance sur l’étape 1 : l’exercice comptable de la copropriété ne coïncide pas toujours avec l’année civile ni avec l’anniversaire du bail. Retenez l’exercice clos et indiquez clairement la période couverte sur le décompte que vous envoyez.
Exemple chiffré complet : un T3 en copropriété
Prenons un T3 loué nu, 420/10 000 tantièmes de charges générales, provisions sur charges de 130 € par mois. Le décompte individuel transmis par le syndic pour l’exercice clos fait apparaître les montants suivants imputés au lot.
| Poste | Montant imputé au lot | Part récupérable |
|---|---|---|
| Eau froide et assainissement | 380 € | 380 € |
| Chauffage collectif (combustible + entretien courant) | 620 € | 620 € |
| Électricité des parties communes | 95 € | 95 € |
| Ascenseur : contrat d’entretien courant | 180 € | 180 € |
| Nettoyage des parties communes | 210 € | 210 € |
| Entretien courant des espaces verts | 75 € | 75 € |
| Honoraires de syndic | 290 € | 0 € |
| Assurance de l’immeuble | 140 € | 0 € |
| Remplacement du moteur d’ascenseur | 320 € | 0 € |
| Appel de fonds ravalement | 850 € | 0 € |
| Honoraires de suivi de travaux | 85 € | 0 € |
| Total décompte de copropriété | 3 245 € | 1 560 € |
À ces 1 560 € s’ajoute la TEOM figurant sur l’avis de taxe foncière du lot, soit 165 € dans notre exemple. Le total des charges récupérables s’établit donc à 1 725 €.
Provisions encaissées : 130 € × 12 = 1 560 €.
Solde : 1 725 − 1 560 = 165 € à réclamer au locataire.
Observez l’écart avec la méthode erronée : en comparant le total du décompte (3 245 €) aux provisions (1 560 €), le bailleur aurait réclamé 1 685 € de plus que son droit, c’est-à-dire exactement la part non récupérable du décompte. C’est le type de régularisation qui finit devant la commission départementale de conciliation.
Dernier réflexe : si l’écart dépasse durablement 10 à 15 % dans le même sens, ajustez le montant des provisions pour l’exercice suivant. Ici, passer de 130 € à 145 € par mois lisse la trésorerie du locataire et évite une relance annuelle.
Prorata temporis : locataire entré ou sorti en cours d’exercice
Lorsque le locataire n’a occupé le logement qu’une partie de l’exercice, les charges récupérables se répartissent au prorata du nombre de jours d’occupation, sauf pour les postes dont la consommation individuelle est relevée par compteur (eau, chauffage individualisé) : ceux-là se calculent sur les relevés d’entrée et de sortie, ce qui est plus juste et plus difficilement contestable.
Reprenons l’exemple, avec un locataire parti le 31 mai, soit 151 jours d’occupation sur 365 :
- Charges récupérables annuelles : 1 725 €
- Quote-part : 1 725 × 151 / 365 = 713,63 €
- Provisions encaissées : 130 € × 5 = 650 €
- Solde dû par le locataire sortant : 63,63 €
Difficulté pratique : au moment du départ, l’arrêté des comptes de l’exercice en cours n’existe pas encore. La loi de 1989 autorise, en location nue comme en meublé, à conserver une provision sur le dépôt de garantie lorsque le logement est en copropriété, dans la limite d’un pourcentage du loyer hors charges, en attendant l’arrêté annuel des comptes. La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent ensuite, dès l’approbation des comptes. Vérifiez le plafond et les délais applicables dans le texte en vigueur avant de retenir quoi que ce soit : une retenue excessive expose à une majoration du dépôt de garantie restant dû.
Vos obligations : décompte par nature, justificatifs, délai
L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 encadre la forme de la régularisation. Trois obligations à retenir :
- Une régularisation au moins annuelle, comparant provisions et dépenses réelles.
- Un décompte par nature de charges transmis au locataire au moins un mois avant la régularisation, accompagné, en copropriété, du mode de répartition entre les lots et, pour le chauffage et l’eau chaude collectifs, d’une note d’information sur les modalités de calcul.
- La mise à disposition des pièces justificatives pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. Le locataire peut venir les consulter ; vous pouvez aussi les transmettre par voie dématérialisée s’il en est d’accord.
Autre point souvent ignoré : lorsque la régularisation n’a pas été effectuée dans l’année suivant l’exigibilité des charges, le locataire est en droit de demander un paiement échelonné sur douze mois. Une régularisation sur trois exercices envoyée d’un bloc ne peut donc pas être exigée en une fois.
Prescription : jusqu’à quand réclamer un arriéré de charges
L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 fixe à trois ans la prescription des actions dérivant du contrat de location, délai qui court à compter du jour où le titulaire du droit a connu les faits lui permettant d’agir. Pour une régularisation de charges, le point de départ est en pratique l’approbation des comptes de la copropriété qui rend la créance déterminable.
Ce délai joue dans les deux sens : un locataire qui découvre avoir payé des charges non récupérables peut en demander la restitution sur la même profondeur. C’est pourquoi conserver vos décomptes et vos justificatifs au moins trois ans après la fin du bail n’est pas une précaution excessive.
Forfait de charges en meublé : simplicité contre risque
En location meublée relevant du bail d’un an ou du bail mobilité, et dans certaines colocations à bail unique, la loi autorise à substituer aux provisions un forfait de charges, versé simultanément au loyer. Son montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges que le locataire aurait normalement supportées.
| Provisions + régularisation | Forfait de charges | |
|---|---|---|
| Charge administrative annuelle | Tri du décompte, envoi, justificatifs | Nulle |
| Risque de contestation | Sur le périmètre récupérable | Sur le caractère disproportionné |
| Hausse du coût de l’énergie | Répercutée au réel | Supportée par le bailleur jusqu’à révision |
| Baisse des charges réelles | Remboursée au locataire | Conservée par le bailleur |
| Régularisation possible | Oui, obligatoire | Non, dans aucun sens |
Le forfait a du sens sur un studio meublé sans chauffage collectif, où les charges sont faibles et stables. Il devient risqué dans une copropriété au chauffage collectif : un hiver rigoureux ou une hausse du prix de l’énergie reste entièrement à votre charge jusqu’à la révision du forfait, qui suit les mêmes règles que la révision du loyer.
Modèle de décompte à envoyer au locataire
Un décompte conforme tient sur une page et comporte systématiquement ces éléments :
- Identification du logement, du bailleur et du locataire, et période exacte couverte par la régularisation.
- Tableau des charges par nature : intitulé du poste, dépense totale de la copropriété, clé de répartition, quote-part du lot.
- Le cas échéant, la ligne de prorata temporis avec le nombre de jours retenu.
- Total des charges récupérables, total des provisions encaissées, solde à payer ou à rembourser.
- Mention de la mise à disposition des pièces justificatives pendant six mois et des modalités de consultation.
- Pour le chauffage et l’eau chaude collectifs, la note d’information sur les modalités de répartition.
- Le nouveau montant de provision mensuelle si vous l’ajustez, avec sa date d’effet.
Envoyez-le par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par courriel si le locataire a accepté la voie dématérialisée : en cas de litige, c’est la date d’envoi qui fait courir le délai de six mois de consultation.
Questions fréquentes
Puis-je récupérer les honoraires de mon syndic ?
Non. Les honoraires de syndic, y compris la part dite de gestion courante, ne figurent pas dans la liste limitative du décret de 1987 : ils restent intégralement à la charge du copropriétaire bailleur. Ils sont en revanche déductibles de vos revenus fonciers au régime réel.
Le locataire refuse de payer le solde : que faire ?
Commencez par lui transmettre les justificatifs et le détail de la clé de répartition : la majorité des contestations se règlent à ce stade. En cas de désaccord persistant, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement avant toute action judiciaire.
Que faire si le syndic transmet l’arrêté des comptes avec retard ?
Le retard du syndic ne suspend pas vos obligations vis-à-vis du locataire, mais la créance ne devient exigible qu’une fois les comptes connus. Informez le locataire par écrit du décalage et procédez à la régularisation dès réception du décompte, en rappelant que l’échelonnement sur douze mois peut s’appliquer au-delà d’un an.
Les charges récupérables sont-elles imposables pour le bailleur ?
Au régime réel des revenus fonciers, les provisions encaissées sont déclarées en recettes et les charges payées en dépenses, la régularisation étant reprise sur la déclaration de l’année suivante. Au micro-foncier, elles entrent dans le montant brut soumis à l’abattement forfaitaire. Vérifiez le traitement exact de votre situation avant de déclarer.
Ce qu’il faut retenir
Une régularisation solide tient en trois gestes : trier le décompte du syndic à la main en face de l’annexe du décret n° 87-713, calculer le solde sur les seules charges récupérables augmentées de la TEOM, et documenter l’envoi. Dans notre exemple, la différence entre la bonne méthode et la mauvaise atteignait 1 685 € sur un seul exercice et un seul lot : c’est le rendement, en temps passé, le plus élevé de toute la gestion locative. Avant votre prochain envoi, ouvrez la version à jour du décret sur Legifrance et vérifiez la clé de répartition appliquée à votre lot.
